نظام مواعيد المجمعات الطبية والمستوصفات عبر واتساب

تحدي الحجز في المجمعات متعددة التخصصات

المريض الذي يتصل بالمجمع لا يعرف دائمًا أي طبيب يناسبه، ولا يعرف أيام دوام كل طبيب. والاستقبال المركزي يرد على مكالمات الباطنية والأطفال والأسنان والجلدية في نفس الوقت، ويبحث في جداول متعددة، والطابور في الصالة ينتظر.

ومع تعدد الأطباء تتعدد أيام العمل والفترات، وبعض الأطباء يعملون أيامًا محددة في الأسبوع. فأي خطأ في نقل المعلومة ينتهي بموعد في يوم لا يحضر فيه الطبيب، أو بحجزين على نفس الوقت.

• خط هاتف واحد مزدحم لكل الأقسام.
• جداول أطباء مختلفة وأيام دوام متفاوتة.
• مرضى يحتاجون توجيهًا للقسم المناسب.
• إدارة تحتاج صورة واضحة عن الحجوزات والحضور في كل قسم.

مثال: مريض يختار القسم ثم الطبيب

يبدأ البوت بقائمة الخدمات التي يحددها المجمع، فيختار المريض القسم، ثم الطبيب، ثم أحد أقرب الأوقات المتاحة.

لوحة واحدة لكل الأقسام، وصلاحيات لكل فريق

كل طبيب له جدوله وأيام عمله وخدماته، والبوت لا يعرض إلا الأوقات المتاحة فعلًا، فلا يُحجز طبيب في يوم غيابه ولا يتكرر الحجز. والطلبات الجديدة تصل لقائمة «بانتظار التأكيد»، أو تُؤكَّد تلقائيًا إن اختار المجمع ذلك.

ولكل عضو في الفريق صلاحيته: المالك يرى كل شيء بما فيه التقارير والإعدادات، والاستقبال يدير المواعيد والمحادثات والمرضى، والطبيب يرى جدوله ومحادثاته. ويدخل كل واحد برمز يصله على واتساب، دون كلمات مرور.

• مواعيد اليوم لكل الأقسام مرتبة حسب الطبيب والوقت.
• محادثات واتساب كلها في مكان واحد، مع تحويل المحادثة للموظف.
• تقارير الحجوزات والإلغاءات والحضور.
• ملخص صباحي اختياري يصل لجوال مالك المجمع على واتساب بمواعيد اليوم والطلبات المعلّقة.

التذكير يخفف الفراغات في جداول الأطباء

مع كثرة المواعيد في المجمع، يصنع الغياب فراغات متفرقة في جداول الأطباء. يرسل «موعد» لكل مريض تذكيرًا قبل موعده بيوم ثم بساعتين، ويعطيه خيار التعديل أو الإلغاء برقم واحد، فيعود الوقت للجدول ويحجزه مريض آخر. وما يحتاج تدخلًا بشريًا، كأسئلة التأمين أو التحويل بين الأقسام، يذهب للاستقبال مباشرة.

وحين يتصل المريض بالمجمع بدل المراسلة، يستطيع الاستقبال إضافة موعده من اللوحة مباشرة، فيدخل نفس الجدول ويصله التذكير على واتساب كغيره.

ويتولى فريق «موعد» الإعداد كاملًا: إدخال الأقسام والأطباء وجداولهم، وربط رقم واتساب المجمع، فيبدأ فريقكم العمل من اللوحة مباشرة.